Compreendendo os Fluxos de Trabalho de Aprovação de Documentos
Um fluxo de trabalho de aprovação de documentos é o conjunto de etapas necessárias para garantir que arquivos como contratos e acordos legais sejam aprovados pelas partes interessadas apropriadas. Para empresas que gerenciam documentos importantes regularmente, fluxos de trabalho de aprovação eficazes são essenciais para a eficiência geral. Como esses fluxos de trabalho economizam tempo da equipe e mantêm dados confidenciais seguros, clientes e fornecedores têm mais probabilidade de se sentirem satisfeitos com as empresas que os utilizam. O resultado? Um aumento nas indicações e avaliações positivas.Elementos Necessários
Os fluxos de trabalho ajudam seus colaboradores a se manterem informados para que possam confirmar decisões e garantir que a equipe siga as diretrizes da empresa ao enviar solicitações. Para isto, eles devem contar com os seguintes elementos:- Descrições de tarefas - explica o que precisa ser feito para atingir uma meta específica. Criar documentos para aprovação, enviar documentos para stakeholders e marcar uma reunião para discutir mudanças são todas tarefas que podem ser incorporadas a um fluxo de trabalho de aprovação;
- Funções e permissões - atribui funcionários específicos a ações. Sempre defina controles para que apenas as partes necessárias tenham acesso aos documentos, limitando os pontos de entrada para ataques cibernéticos;
- Prazos - estabelece um cronograma para concluir cada etapa dentro do fluxo de trabalho. Definir prazos para cada tarefa de fluxo de trabalho de aprovações ajuda a manter as equipes no caminho certo;
- Notificações - alerta as partes envolvidas sobre atualizações de status. Por exemplo, a equipe responsável pode receber uma notificação lembrando-os de que os prazos estão se aproximando. Isso chama a atenção de todos para o problema, para que eles possam se organizar e concluir o trabalho no prazo.
Benefícios
Como as aprovações são necessárias em muitos departamentos diferentes, processos de revisão eficientes têm um impacto abrangente para os negócios. Os benefícios de fluxos de trabalho de aprovação simplificados e diretos incluem:- Economia de tempo: acelere a tomada de decisões com processos claros que não exigem tanta comunicação de ida e volta. Isso dá aos funcionários mais tempo para se concentrarem em trabalhos de alta prioridade;
- Menos erros: defina diretrizes claras para cada etapa do fluxo de trabalho para minimizar inconsistências e erros;
- Custos reduzidos: reduza o desperdício de tempo e economize dinheiro automatizando tarefas redundantes;
- Comunicação interna eficaz: melhore a visibilidade para as partes interessadas e garanta que toda a equipe esteja alinhada as melhores práticas de gestão para documentos e tarefas importantes.
Como o AltaBoards pode ajudar
Um software de controle de vencimentos como o AltaBoards pode automatizar o rastreamento de aprovação, fornecendo transparência no progresso do fluxo de trabalho e gargalos, e apoiando a tomada de decisão inteligente que move os processos. Aqui estão algumas etapas que podem ser facilitadas com a plataforma:- Estabelecer e automatizar um painel centralizado para solicitações de aprovação - visualize o status de cada solicitação em um só lugar para entender rapidamente onde cada item está e o que precisa ser feito em seguida;
- Receber notificações e lembretes - melhore o rastreamento alertando instantaneamente os funcionários sobre as mudanças conforme elas ocorrem, enviando notificações automáticas;
- Registro automático de atualização de status - elimine a manutenção de registros manuais registrando automaticamente todas as alterações de status durante o processo de aprovação.
