A Importância da Organização e Monitoramento de Contratos
Contratos são documentos legais que estabelecem os direitos e deveres das partes envolvidas em uma transação comercial. Para as empresas, os contratos funcionam como uma ferramenta vital para construir novos relacionamentos, ampliar os existentes e fechar transações. Contudo, formalizar relacionamentos é apenas uma das muitas finalidades desempenhadas pelos contratos. Delinear as diversas obrigações legais que cada parte deve a outra também é um dos objetivos de um contrato. Conhecer o ciclo de vida dos contratos é vital para uma gestão eficiente – pois impacta diretamente na saúde do negócio, como um todo. O “ciclo de vida” é um termo utilizado para compartimentar e compreender a complexa evolução de um contrato. O ciclo de vida começa com as solicitações de contrato e termina quando essas solicitações são atendidas – com a possibilidade de gerenciar a renovação do contrato. Com a acirrada competitividade do mercado e o alto volume de contratos, muitas empresas não dão a devida atenção a esse processo. Assim, muitos documentos acabam ultrapassando o prazo de renovação, enquanto outros chegam a ser perdidos e esquecidos em gavetas e armários. Uma gestão eficiente de contratos é fundamental para evitar conflitos, garantir o cumprimento de acordos e manter a integridade das relações comerciais. Além disso, o monitoramento constante do ciclo de vida de um contrato é essencial para identificar oportunidades de renovação, negociações favoráveis e garantir a qualidade das entregas conforme o acordo estabelecido.O Papel do AltaBoards na Gestão de Vencimentos de Contratos
O AltaBoards é um software de Gestão de Vencimentos que se destaca pela sua capacidade de simplificar e otimizar o processo de organização e monitoramento de contratos. Uma das principais funcionalidades do AltaBoards é a visualização antecipada dos prazos de renovação de contratos, permitindo que as empresas estejam sempre preparadas para as negociações e evitem surpresas de última hora. Além disso, o AltaBoards oferece:- Centralização de Informações: Todas as informações relevantes sobre os contratos são centralizadas em um único local, facilitando o acesso e a consulta por parte dos gestores e colaboradores envolvidos.
- Alertas Automáticos: O software emite alertas automáticos sobre os prazos de vencimento dos contratos, garantindo que as empresas não percam oportunidades de renovação ou estejam sujeitas a penalidades por descumprimento de prazos.
- Geração de Relatórios: O AltaBoards permite a geração de relatórios personalizados sobre o status e o histórico dos contratos, oferecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e a análise de desempenho.
- Agilidade nas Negociações: Com a visualização clara dos prazos de renovação, as empresas ganham agilidade nas negociações, podendo antecipar renovações, revisões de cláusulas e melhorias nos termos contratuais.
- Maior organização e controle sobre os prazos e responsabilidades contratuais.
- Redução de riscos de descumprimento de acordos e penalidades legais.
- Melhoria na qualidade das negociações e na satisfação dos clientes e parceiros.
- Economia de tempo e recursos, evitando retrabalhos e atrasos nas entregas.
- Tomada de decisões estratégicas embasadas em dados concretos e histórico de contratos.
