Gestão de Informações de Fornecedores
A gestão de fornecedores é uma abordagem multifacetada que inclui aspectos como:- Identificar e selecionar fornecedores;
- Negociar contratos e preços;
- Monitorar o desempenho;
- Gerenciar quaisquer problemas que possam surgir.
Etapas
O gerenciamento de informações de fornecedores é um aspecto crítico do gerenciamento de fornecedores que envolve a coleta, armazenamento e manutenção de informações precisas e atualizadas sobre os fornecedores de uma empresa. Veja a seguir algumas etapas do gerenciamento de informações de fornecedores:- Identificar as informações necessárias: O primeiro passo na gestão de informações de fornecedores é identificar as informações que uma empresa precisa coletar e manter sobre seus fornecedores. Pode incluir informações básicas, como detalhes de contato e informações mais detalhadas, como estabilidade financeira, padrões de qualidade e prazos de entrega.
- Coletar e armazenar informações: Uma vez identificadas as informações necessárias, as empresas precisarão coletá-las e armazená-las em um local central. Pode envolver a inserção das informações em um software projetado especialmente para gerenciamento de informações de fornecedores.
- Atualizar e manter informações: À medida que sua relação com o fornecedor evolui ao longo do tempo, é essencial atualizar e manter regularmente as informações coletadas. Pode envolver a realização de auditorias regulares, inspeções ou outras formas de monitoramento para garantir que as informações sejam precisas e atualizadas.
- Utilizar as informações: Ter informações precisas e atualizadas sobre os fornecedores permite que as empresas tomem decisões mais rapidamente quando se trata de gerenciar seus relacionamentos com fornecedores. Por exemplo, se o status de um fornecedor não for positivo, a empresa pode considerar a busca de um fornecedor alternativo.
- Melhorar o desempenho dos fornecedores: Ao monitorar o desempenho dos fornecedores, as empresas podem identificar áreas onde os fornecedores não se destacam e precisam melhorar. Essas informações podem ser usadas para desenvolver estratégias de melhoria do desempenho do fornecedor ao longo do tempo.
- Reduzir riscos: Informações precisas e atualizadas sobre fornecedores também podem ajudar as empresas a identificar e gerenciar riscos associados ao relacionamento com fornecedores. Por exemplo, se um fornecedor estiver enfrentando dificuldades financeiras, a empresa pode querer reconsiderar a diversificação da sua base de fornecedores para reduzir o risco.
Desafios
A gestão de fornecedores é um aspecto crucial de qualquer negócio, mas também pode ser desafiador. Entre os desafios que as empresas podem enfrentar ao gerenciar fornecedores, podemos destacar:- Gerenciar relacionamentos com fornecedores: Construir e manter relacionamentos positivos com fornecedores pode ser difícil, especialmente quando se lida com um grande número de fornecedores. É importante se comunicar regularmente com os seus fornecedores, resolver quaisquer problemas que possam surgir e trabalhar em conjunto para encontrar soluções.
- Acompanhar o desempenho do fornecedor: Monitorar o desempenho do fornecedor pode ser um desafio, especialmente quando se lida com um grande número de fornecedores. É importante estabelecer métricas de desempenho claras, revisar regularmente os dados de desempenho dos fornecedores e tomar medidas quando o desempenho ficar abaixo das expectativas.
- Gerir os riscos dos fornecedores: Identificar e mitigar os riscos dos fornecedores pode ser um desafio, pois envolve o acompanhamento de um grande número de informações e o monitoramento do seu desempenho e potencial perigo. É importante ter um plano de gerenciamento de riscos em vigor, revisá-lo e atualizá-lo regularmente.
- Gerir a sustentabilidade dos fornecedores: Garantir que os fornecedores sejam responsáveis de forma ética e sustentável pode ser um grande gargalo, especialmente quando se lida com um grande número de fornecedores. É importante implementar um programa de sustentabilidade dos fornecedores para monitorar e acompanhar regularmente o impacto ambiental e social dos fornecedores no seu negócio.
- Gerenciar custos de fornecedores: Gerenciar custos de fornecedores pode ser um problema, especialmente quando se lida com um grande volume de fornecedores. É importante rever regularmente os custos dos fornecedores, negociar preços e identificar áreas onde pode ser feita redução de custos.
Como a Automatização Pode Ajudar
Nos últimos anos, muitas empresas têm aproveitado o poder da automatização para melhorar seus processos de gestão de informações de fornecedores. Utilizar um software projetado para gerenciamento de informações de fornecedores é fundamental para controlar, por exemplo, os prazos de vencimentos de todo o tipo de documentação que envolve os seus terceiros evitando surpresas ou complicações indesejadas. O AltaBoards é um software robusto para gerenciamento de fornecedores. Com ele, é possível controlar:- Vencimentos de todos os requisitos legais para a gestão de QSSMA;
- Validade de certificados de garantia de veículos e equipamentos;
- Vencimentos das obrigações contratuais de seus prestadores de serviços;
- Prazos de vencimentos de todas as certificações e auditorias, entre muitos outros processos
